1. GENERALIDADES

En cumplimento de la ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, hemos solicitado previamente su autorización para continuar con el adecuado tratamiento de sus datos, en los términos de las normas mencionadas.

 

Las empresas Smartest Trading S.A.S con NIT 900773363-1 y ST Logistic ZFB S.A.S con NIT 90092851- 5 son responsables del buen uso de dichas bases de datos y de su conservación. Tales empresas no comercializan las bases de datos de sus grupos de interes, y solo las utilizan y utilizarán con una finalidad comercial, para ofrecer servicios, brindar y recibir información comercial y para la correcta prestación de servicios, lo anterior de conformidad con las políticas de tratamiento de datos personales. 

Igualmente, ponemos en conocimiento de nuestros grupos de interes que en cualquier momento pueden conocer, actualizar, rectificar y solicitar la suspensión de sus datos personales, así como solicitar prueba de la autorización, revocarla y ser informados sobre el uso dado a los datos entregados. 

Smartes Trading S.A.S y St Logistic ZFB S.A.S han dispuesto los siguientes medios para recibir sus solicitudes: 

Correo electrónico: servicioalcliente@stlogistic.com.co

Teléfono: (+57) 601 3907447

Dirección:  Cra. 106 # 15A – 25 Mz 15, Bogotá D.C – Colombia

 

 

Smartes Trading S.A.S y St Logistic ZFB S.A.S (en adelante Las empresas) en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que rigen la protección de datos personales, adopta la presente política con el propósito de garantizar que los titulares puedan conocer, incluir, actualizar, rectificar y excluir su información personal que sea objeto de tratamiento, en bases de datos o archivos de Las empresas.

 

 

Para el tratamiento de datos personales, así como en el desarrollo, interpretación e implementación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios: 

 

a). Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normativa vigente. 

 

b). Principio de interpretación integral de derechos constitucionales: Los procedimientos y directrices establecidas en esta política se interpretarán de forma integral en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables; 

 

c). Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales obedecerá a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la ley, las cuales serán informadas al titular. 

 

d). Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

 

e). Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

 

f). Principio de transparencia: Se garantizará al Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen. 

 

g). Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones en materia de habeas data y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la normativa vigente. 

 

h). Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Las empresas se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

 

i). Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad que desarrolla el derecho al habeas Data. 

 

j). Principio de temporalidad de la información: La información del titular no será suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

 

LAS EMPRESAS realizarán operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación, registro, administración, procesamiento, actualización y supresión de datos personales, orientadas exclusivamente al desarrollo de su objeto social y bajo las siguientes finalidades legítimas:

 

» La correcta ejecución, prestación y control de los servicios logísticos, aduaneros y de trading contratados.

» Brindar y recibir información comercial, ofertas, cotizaciones, y estructuración de alianzas comerciales.

» Gestión de facturación, recaudo, pagos, reportes financieros y contables.

» Verificación de antecedentes comerciales, financieros y control de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT / SAGRILAFT).

 

» Desarrollo de procesos de selección, contratación, nómina, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y gestión de bienestar laboral.

 

» Garantizar la seguridad de los bienes y personas en las instalaciones físicas mediante sistemas de videovigilancia y control de acceso biométrico o documental.

 

Nota: Las empresas expresamente manifiestan que no comercializan ni venden las bases de datos de sus grupos de interés a terceros.

 

 

En caso de recolectarse datos sensibles (tales como huellas dactilares, fotografías, datos de salud) o datos de niños, niñas y adolescentes (NNA), las empresas garantizarán que:

» Se informe al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dichos datos sensibles.

» El tratamiento de datos de NNA responderá y respetará el interés superior de los menores y sus derechos fundamentales.

» Se implementarán medidas de seguridad reforzadas para salvaguardar estos datos.

 

 

6.1. Derechos de los titulares. 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 

 

a). Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

 

b). Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con la ley. 

 

c). Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales. 

 

d). Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las normas que rigen la materia, cumpliendo para el efecto con el requisito de procedibilidad consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Las empresas. 

 

e). Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No obstante, lo anterior, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 

 

f). Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

 

Las empresas solicitarán, a más tardar en el momento de la recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

 

Para tal efecto, todos los trabajadores de Las empresas tienen la obligación de garantizar que previamente al tratamiento de estos se obtenga la autorización del titular de manera libre, expresa e informada, siguiendo los parámetros establecidos por la normativa colombiana y la presente Política. Para la autorización del titular pueden utilizarse medios técnicos que faciliten la manifestación del titular. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste: 

 

(i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización, garantizando en todo caso que esta sea susceptible de posterior consulta. 

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. 

Cada área, conservará soporte de la autorización para el tratamiento de datos personales. 

 

Cualquier autorización para el tratamiento de datos personales en donde Las empresas actúen como responsable o encargada del tratamiento deberá contener por lo menos lo siguiente: 

 

a). El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales, finalidad del mismo, período de almacenamiento de la información 

 

b). El carácter facultativo de la autorización relativa a datos sensibles y de menores de edad. 

 

c). Los derechos que le asisten al titular. 

 

d). La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Las empresas.

 

Las empresas se reservan el derecho de modificar el aviso de privacidad. En este sentido, cualquier cambio será dado a conocer oportunamente en la página web www.stlogistic.com.co

 

Tratamiento de los datos personales. Las empresas realizarán el tratamiento consistentes en recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, reportar, procesar, emplear, evaluar, analizar, confirmar, actualizar y suprimir, bajo estándares de confidencialidad, seguridad, transparencia, veracidad, temporalidad, acceso y circulación restringida, de conformidad con las disposiciones normativas y en el marco de su objeto social para fines administrativos, operativos, estadísticos, comerciales y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro del mismo. 

 

Los colaboradores de Las empresas solamente realizarán tratamiento de datos personales para cumplir con una finalidad legítima relacionada con las responsabilidades a su cargo. Por consiguiente, la recolección de datos personales se limitará a aquellos que son pertinentes, adecuados, necesarios y útiles para el (o los) propósito (s) para el (los) cual (es) son recolectados o requeridos de conformidad con el aviso de privacidad.

 

6.5. Deberes y obligaciones de Las empresas:

Las empresas, como responsables o encargadas del tratamiento cumplirán con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley: 

 

a). Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

 

b). Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

 

c). Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

 

d). Informar a solicitud del titular sobre el uso dado o que se dará a sus datos. 

 

e). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

f). Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. 

 

g). Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 

 

h). Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

 

i). Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» cuando este sea formulado por parte del titular de la información o «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 

 

j). Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

 

k). Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están legitimadas para acceder a ella. 

 

l) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; 

 

m) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; 

 

n) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; 

 

o) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; 

 

p) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; 

 

q) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; 

 

r) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; 

 

Para realizar peticiones, consultas o reclamos, el titular o sus causahabientes deben dirigir comunicación escrita al departamento de servicio al cliente de Las empresas al correo electrónico servicioalcliente@stlogistic.com.co o comunicarse al teléfono 3907447. 

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes realicen consultas, Las empresas se obligan a suministrar toda la información contenida en las bases de datos vinculada con el titular, que deberá ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En los casos en que el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos de la Compañía, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación vigente, podrán presentar reclamo ante el área de servicio al cliente, junto con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. 

El titular podrá revocar en cualquier momento su autorización a la Compañía para el tratamiento de sus datos personales de forma parcial o total, indicando cuál de estas revocatorias pretende realizar. La revocatoria parcial, operará para las bases de datos que el titular considere que no debe estar; y la revocatoria total, implica la exclusión absoluta de las bases de datos y la suspensión por completo de cualquier tratamiento de datos del titular, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. 

 

 

Las empresas implementan el principio de responsabilidad demostrada mediante la adopción de políticas internas, controles de seguridad de la información físicos y digitales, y la capacitación continua de sus colaboradores, rindiendo cuentas sobre la efectividad de las medidas adoptadas para la protección de datos.

 

 

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación. Cualquier modificación sustancial a esta política será informada oportunamente a través de la página web oficial www.stlogistic.com.co.

 

Las bases de datos administradas por Las empresas se mantendrán vigentes durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política, o en su defecto, durante los términos legales, comerciales o contractuales exigidos por la normatividad aplicable.